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Listenauslesung SPD 2010

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Aetheric erstellt in 17 Dez 2019 11:34

Hallo liebe Community,

 

Ich habe ein Problem: Ich möchte einen Quickstep erstellen, der eine Erinnerung an die Teilnehmer einer Aufgabe schickt, die diese noch nicht abgeschlossen haben.

Alles funktioniert auch wunderbar, nur finde ich nicht das richtige Element aus der Aufgabenliste.

Das Problem für mich ist: Ich muss in der Aufgabenliste nach Minimum 3 Kriterien suchen:

 

1. Zugewiesene Person

2. Den passenden Titel der Aufgabe

3. Status: Nicht begonnen   (oder ungleich Abgeschlossen)

 

Ich versuche das jetzt schon eine ganze Weile lang, aber finde einfach keinen richtigen Ansatz an das Problem.

Vielleicht geht das auch garnicht im SharePoint Designer 2010?

Ich freu mich auf eure Hilfe :)

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Top-10-Beitragsschreiber
19.137 Beiträge

Was genau verstehst Du unter "Quickstep"? Kannst Du bitte nochmal mit anderen Worten beschreiben, was Du gemacht hast und wo es jetzt hakt?

Und vor allem: arbeitest Du wirklich noch mit SharePoint 2010?

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Also ein Quickstep ist quasi ein Button oben in den Elementen im SharePoint den jeder User benutzen kann. Quasi der Button der den "Erinnerung senden" Workflow startet.

 

Mein Problem ist es das in der Aufgabenliste eine Person auch mehrmals drin stehen kann. Desswegen muss ich im Worklfow irgendwie den excakten Eintrag herausfiltern muss.

Dafür brauche ich die Bedingungen die oben stehen alle um 1 Element in der Liste zu suchen.

Also nochmal: WENN "Status der Aufgabe" von "Zugewiesener Person " des "Titels der Aufgabe" ist ungleich "Abgeschlossen" DANN sende Erinnerungsmail.

 

Mir fehlt quasi der WENN part.

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Andi Fandrich:

Und vor allem: arbeitest Du wirklich noch mit SharePoint 2010?

 

Ja leider schon. Ich würde auch liebend gern zum SharePoint Online, aber sind eben strikte vorgaben. Nächstes Jahr gibt's dann endlich die Migration.

Top-10-Beitragsschreiber
19.137 Beiträge

Also der Button startet einen Workflow, der dann auf der Aufgabe läuft? Dann ist das ganz einfach: in jedem Workflow gibt es das sog. "Aktuelle Element" und das ist eben genau das, zu dem der Workflow gehört. Du mußt also gar nicht lange suchen, sondern einfach das aktuelle Element verwenden.

PS: wenn man im Workflow tatsächlich ein Element nach mehr als einem Kriterium suchen muß, kann man auf der Liste ein berechnetes Feld anlegen, das diese Felder zusammensetzt. Im Workflow setzt man dann ebenfalls die Kriterien zusammen und sucht dann nach dem berechneten Feld.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Mhm das ist schon richtig..

 

Der Worklfow läuft auf der Aufgabe.. Das stimmt in gewisser Weise.

Das Problem ist. Ich habe 2 Listen.

1. Die Liste in der ich sehe ob die Aufgabe noch in Bearbeitung ist oder nicht und er die Teilnehmer sind , und noch einmal eine Aufgabenliste quasi Aufgaben/allterms wo auch alle abgeschlossenen Aufgaben mit drin sind.

Das läuft wie folgt ab: Ich erstelle eine neues Datenblatt welches genehmigt werden muss. Dazu lade ich es hoch und füge die 3 Personen als Teilnehmer hinzu. Dannach auf speichen und zack wurde in beiden Listen ein Eintrag erstellt bzw. in der zweiten Liste 3 Einträge, weil Aufgabe pro Person.

Ich finde auch die Aufgabe und die Zugewiesene Person in der Liste und das funktioniert jetzt auch wenn ich die AUfgabe zum aller ersten mal einstelle. ABER wenn jemand das Datenblatt nicht genehmigt und der Auftraggeber bearbeitet es dahingehend nochmal und läd das Datenblatt erneut hoch ist es ja nicht die 1. Aufgabe die zu dem Datenblatt für diese Person existiert, der Name ist identisch. Soo und da Workflow immer nur das Erste passende Element aus der Liste bekommt habe ich natürlich immer das Element welches "Abgeschlossen" oder "nicht genehmigt" als Status hat. Ich brauche aber das "neuste" bzw " letzte Element in der Liste für die Person welches den Status " nicht begonnen " hat.

 

Ich hoffe das ist ein wenig verständlich.

Top-10-Beitragsschreiber
19.137 Beiträge

Ok, Du hast also zwei Listen. Und auf welcher läuft jetzt der Workflow? Hört sich an, als ob es die erste mit den Datenblättern ist. Was genau macht der Workflow? Erzeugt offenbar für die drei Personen je eine Aufgabe. Dann hast Du doch auch die ID der Aufgaben und kannst damit später wieder darauf zugreifen? Wozu braucht der Workflow den Zugriff auf die Aufgaben?

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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7 Beiträge

Es sind  2 Workflows und beide laufen auf der Liste mit den Datenblättern. Der erste wird automatisch ausgelöst … um den soll es aber garnicht gehen, der funktioniert ja gut so wie er ist. Dieser erstellt eben die 3 Aufgaben für die Personen.

 

Der 2. Worklfow wird eben per Knopfdruck also manuell ausgelöst. D.h. ich wähle das Datenblatt aus (Haken drin) und drücke auf den "Erinnerung senden" Button der den Workflow startet. Dieser soll dann Die 3 Aufgaben aus der riesigen aufgabenliste herausfinden und an diejenigen die diesen Auftrag noch nicht Abgeschlossen haben eine Email senden.

 

Top-10-Beitragsschreiber
19.137 Beiträge

Gut, so langsam kommen wir wohl an alle notwendigen Informationen ;-)

Ich sehe zwei Lösungsmöglichkeiten:

1. der erste Workflow, also der, der die Aufgaben erstellt, schreibt die IDs der Aufgaben jeweils in ein Feld. Der zweite Workflow liest die IDs dort aus und benutzt sie, um auf die Aufgaben zuzugreifen. Die Felder mit den IDs kann man ausblenden, so daß sie kein Benutzer sieht.

2. ein Workflow direkt auf der Aufgabenliste. Er startet automatisch für jede neue Aufgabe und wartet dann x Tage. Danach prüft er, ob die Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist und verschickt dann eine Benachrichtigung. Dieses Spiel kann man wiederholen. Die Erinnerungen werden dann automatisch nach x Tagen verschickt und kein Benutzer muß sie auslösen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ok cool, wie mache ich 2. ?

 

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Wobei das auch dumm wäre. In der Liste sind bereits über 700 Elemente.

Wenn ich jetzt so einen Automatisch auslösenden Workflow darüber lege kann es gut sein das einige User jede Woche 200 Mails ins Postfach bekommen.

Top-10-Beitragsschreiber
19.137 Beiträge

Das würde ja nur für neu angelegte Aufgaben gelten. Und wenn jemand tatsächlich 200 unerledigte Aufgaben hat, dann hat er IMHO ein ganz anderes Problem :-)

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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