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Nur bestimmte Kontakte aus Kontaktliste mit Outlook synchronisieren

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8 Beiträge
Markus83 erstellt in 13 Mrz 2017 8:42

Hallo zusammen,

wir haben eine relativ große Kontaktliste auf SharePoint 2013, die zentral verwaltet und immer aktuell gehalten wird. Nun brauchen aber die Anwender je nach Fachbereich natürlich nicht die komplette Liste, sondern nur bestimmte Kontakte.

Daher kopiert sich jeder manuell seine Kontakte (Spalte "Bereich" zum filtern existiert) in eine eigene Liste, die dann in Outlook synchonisiert wird.

Ich suche schon länger nach einer Lösung, wie ich das automatisieren kann, damit das manuelle kopieren entfällt und alle Daten immer sofort und bei jedem aktuell sind (wir sprechen hier übrigens nicht über ein paar dutzend, sondern hunderte von Kontaktdaten).

Gibt es eine Möglichkeit, die Spalte "Bereich" beim Synchronisieren zu berücksichtigen oder irgend eine andere Möglichkeit, so etwas zu realisieren?

 

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Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
18.229 Beiträge

Die Synchronisierung an sich kann man nicht beeinflussen. Du kannst höchstens für jeden Bereich eine eigene Kontaktliste anlegen (habt Ihr offenbar schon) und die Originale per Workflow in die einzelnen Listen synchronisieren. Oder eben die Kontakte werden gleich in separaten Listen gepflegt und die große Liste wird aufgegeben.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
8 Beiträge

Vielen Dank für die schnelle Antwort. Ich hatte das schon irgendwie befürchtet und mir einfach eine etwas schönere Lösung erhofft :-)

Dann werde ich mal versuchen, das über einen Workflow umzusetzen...

 

Top-25-Beitragsschreiber
Männlich
376 Beiträge

Hallo Markus,

es gibt natürlich SharePoint Tools von Drittanbietern mit denen SharePoint Listen miteinander oder auch mit externen Daten wie SQL/ERP/CRM synchron gehalten werden können. Die Abfragen sind dabei flexibel (z.B. nur Kontakte mit bestimmten Kennzeichen). Die Synchronisation erfolgt automatisch im Hintergrund über Timer Jobs. Es werden jeweils nur geänderte Daten übertragen, deshalb bleiben alle Listen-Features erhalten. Auf jeden Fall einfacher und performanter als Workflows zu verwenden...

Weitere Informationen:
http://www.layer2solutions.com/en/products/Pages/SharePoint-Business-Data-List-Connector.aspx

Beste Grüße, Frank.

 

 

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