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Notification bei Kommentar zu Dokument

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Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 66
Therese erstellt: 25 Jun 2020 15:00

Hi Zusammen,

ich habe verschiedene Dokumentenmappen (1 Bibliothek) und darunter entsprechend Dokumente mit Metadaten. Gibt es die Möglichkeit eine Email an Person X (zb Owner der Seite) zu senden, wenn User 1 zu einem Dokument einen Kommentar gemacht hat?

Beispiel: Ein Dokument zeigt eine Bestellung. Der User 1 möchte mitteilen, dass die Bestellung geliefert ist und kommentiert dieses Dokument mit "Bestellung ist eingetroffen". Die Person X soll eine Mail bekommen. Im Idealfall "Auf Dokument ABC wurde der Kommentar [xxx] hinterlegt".

Geht sowas mit Flows? Hat das jemand schonmal in diese Richtung versucht?

Liebe Grüße

Therese

Top-10-Beitragsschreiber
Beiträge 19.130

Mit den alten Workflows geht es jedenfalls nicht. Ob es mit Flow geht, weiß ich nicht, würde es aber bezweifeln. Vermutlich mußt Du dafür auf die (eigentlich gelungene) Kommentarfunktion verzichten und stattdessen ein ganz normales SharePoint-Textfeld verwenden.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 63

Hey Therese. 

Wie kommentiert denn der User 1 aktuell? Wenn das Dokument in einer Teams-Verknüpften SharePoint Dok-Lib liegen würde, könnte er direkt in Teams gleich im Kanal kommentieren und alle würden es sehen. 

Wenn das über Versionskommentare erfolgt: OnPrem haben wir anno dazumals ein PS-Script geschrieben, das einmal täglich alle geänderten Dokumente durchgeht und eine tägliche Benachrichtigung mit allen Versionskommentaren zu den geänderten Dokumenten in einer Mail ausschickt - das würde sich sicher auch auf PS CSOM adaptieren lassen. 

lg aus Österreich, flo 

Top-25-Beitragsschreiber
Beiträge 463

Das sollte mit Boardmitteln ohne Flow umsetzbar sein.

 

  1. Auswahlspalte (muss ein Choice-Field sein) anlegen in der die gewünschten Einträge stehen
  2. Ansicht (pro Wert in Auswahl) erstellen die auf dieses Feld filtert
  3. Benachrichtigung auf Liste für diese Ansicht einrichten
    1. wenn ein Item (Dokument) mit dem entsprechend Wert gespeichert wird, landet es in der zugehörigen Ansicht und die Benachrichtigung geht raus

 

Probier das mal aus. Geht aber nur mit einem Choice-Field.

Nachteil: Man hat hier nur die sehr häßlichen Standard-Mails, als reine Info reichen die aber

 

Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 63

Yes - Derby. Geht auch ganz gut, aber ein Feld Kommentar (Feedback senden) mit Auswahl Ja / Nein und dann eine Textbox mit dem Kommentar ist auch nicht wirklich praktikabel -> das müsste dann ja immer Zurückgesetzt werden auf Leer oder Nein bzw. auch der Kommentar dann gelöscht werden... 

Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 66

Hi,

das Dokument liegt in einer Dokumentenmappe im Sharepoint. Keine Teamsverknüpfung. Wir haben SP Online und unterhalb der Metadaten eines Dokumentes gibt es Kommentare. Da habe ich gedacht, wenn bspw ein Kollege mir mitteilen will "Diesen Vertrag bitte kündigen", dann bekomme ich dazu eine Mail und kann mich drum kümmern. Dann müsste er nicht umständlich schreiben "Das Dokument in der Mappe X unter dem Stichwort Bla" etc. Geschweige denn, dass er es vielleicht noch runterlädt und mir schickt .... Oo

Vielleicht könnte man auf dem Dashboard eine Anzeige machen, welche Dokumente als letztes einen neuen Kommentar bekommen haben? Ich mein ... wozu gibt es diese Funktionalität, wenn es keine Möglichkeit gibt das zu tracken? Ich schau doch nicht 200 Dokumente durch, ob da einer einen Kommentar hinterlassen hat ... Es muss nicht zwingend eine Mail sein, irgendwas anderes reicht mir auch ... btw will ich mich noch mit der Suchfunktion beschäftigen, Andi schwärmt ja immer davon und gibt die gern als Hinweis. Ist mir aber viel zu abstrakt. Weiß einer von euch (Offtopic) obs da bei Udemy ein Tutorial gibt?

Zurück zum Thema: Ich möchte erstmal _irgendwie_ sehen, wenn ein neuer Kommentar zu einem Dokument hinterlegt wurde.

Meine Alternative wäre sonst, dass ich die Dokumente mit einer einheitlichen ID versehe (bzw gibts die ja schon, bräuchte ich dann wohl für die Kollegen nur sichtbar machen?) und die sollen dann im Dashboard über Newsfeed (???) schreiben, was sie zu Dokument ID 123 mitteilen wollen. Fühlt sich für mich aber wir ein hässlicher Workaround an. Das muss doch smoother gehen!?

Viele Grüße!

Therese

Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 63

Wenn ich dich recht verstehe hast du das Feld Kommentar als zusätzliches Feld im SharePoint angelegt (grundsätzlich gibt es ja schon den Versionskommentar in einer Dokumentenbibliothek wo Versionierung aufgedreht ist - aber lassen wir das mal außen vor) -> dann kannst du dir einfach eine Ansicht erstellen aka "zuletzt geändert" -> sortiert nach Änderungsdatum verkehrt + (evtl. Filter Kommentar is nicht leer + Elemente Anzeigen ohne Ordner -> dann siehst du auf einen Blick wer zuletzt das Feld "Kommentar" bei den Dokumenten ausgefüllt hat. . 

Du kannst auch eine Liste Kommentare anlegen und dort ein Nachschlagenfeld auf die Liste Dokumente machen -> dann könnten die user auch mehrere Kommentare fortlaufend abgeben. 

natürlich schöner wäre das ganze über die Versoinierung und den Versionskommentar zu lösen, aber das würde wahrscheinlich zu weit führen... 

lg, flo

Top-200-Beitragsschreiber
Beiträge 66

Hi Flo,

sorry, hätte ich besser beschreiben müssen.

Hier der Beitrag von MS dazu. Es geht um die "Activity", also wer hat was wann geändert und so. Da kann man als User aber auch Kommentare machen und es gibt View ootb "nur Kommentare" anzeigen. Man kann wohl über das Audit Log einen Report generieren und den vielleicht auch anpassen, aber ich will ja keine Excel Listen bearbeiten am Ende. Ich möchte nur eine Nachricht bekommen oder irgendwie generieren, wo ich sie umstandlos abrufen kann (bspw Newsfeed oder so). Du meinst das vermutlich mit der Versionierung?

Edit 2: Es gibt bei der Activity ja sogar den Haken "Turn off Notification" der ist bei mir aber an. Ich vermute der bedeutet, soll ich noch mittracken oder nicht? Da würde ich mir wünschen, wenns was gäb "Informier mich, aber nur bei neuen Kommentaren" ... hmpf

Habe noch was gefunden: "Als Microsoft 365-Administrator zeigt das Dashboard Berichte die Aktivitätsübersicht für verschiedene Produkte in Ihrer Organisation an. Hiermit können Sie einen Drilldown ausführen, um genauere Einblicke in die Aktivitäten für die einzelnen Produkte zu erhalten. Schauen Sie sich die Aktivitätsberichte im Microsoft 365 Admin Center an.

Sie können z. B. die Aktivität jedes Benutzers verstehen, der für die Verwendung von SharePoint lizenziert ist, indem Sie dessen Interaktion mit Dateien betrachten. Außerdem hilft es Ihnen, das Ausmaß der Zusammenarbeit zu erkennen, indem Sie sich die Anzahl der freigegebenen Dateien anschauen."

Vielleicht hilft mir das schon .. ich schau das mal an. Fühlt sich erstmal nicht richtig an, aber SP überrascht mich immer wieder mal ...

Liebe Grüße

Edit: Nee das war nix ... gut, zurück auf Anfang. 

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