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Projektverwaltung

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Ohne Rang
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Neo007 erstellt: 11 Dez 2018 10:14

Hallo,

ich arbeite in einem kleineren Unternehmen, und möchte gerne unsere PRojekt verwaltung neu gestalten.

Da wir viel International unterwegs sind, sind wir auf eine Ordnerstruktur mit Offline verfügbarkeit angewiesen.

 

Mein erster / Einfachster gedanke:

Im Sharepoint wird für jedes Projekt ein Extra Ordner angelegt, in diesem Sind Unterordner, in welchen alle Detaiel einsortiert sind.

Jeder Unterordner sollte verschiedene Berechtigungen haben. Dies Lässt sich mit einer Gruppe je Ordner lösen, da die User dann später einer neuen Gruppe zugeordnet werden können, und somit die Rechte auf alle Projekte greifen.

Kann ich ein Vorlagenprojekt erstellen, in dem ich die Unterordner mit Berechtigungen versehen, die beim Kopieren mitkopiert werden? Das habe ich bisher noch nicht geschafft.

 

Optionen als Erweiterung / Wünsche:

Wenn ich die Unterordner über Seitenspalten, etc. lösen kann, könnten in vorhandenen Projekten eventuelle Strukturelle Änderungen (neuer Ordner, Umbenennung eines Ordners, etc.) automatisch mitgezogen werden. Da ich von Sharepoint nicht viel Ahnung habe, kann ich die Seitenspalten als Ordner haben, da ich diese ja für die offline verfügbarkeit benötige?

 

 

Gruss und schönen Tag noch 

 

Neo

Top-50-Beitragsschreiber
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Hi Neo,

wie kopierst du die Vorlage, von Hand? Ich habe eine Projektmanagement Lösung gebaut, wo per Workflow eine neue Projektwebsite und deren Berechtigungen gesetzt bzw. erstellt wird.

Warum arbeitest du mit Ordnern und Unterordnern. Besser wäre es, wenn du mit mehreren Dokumentbibliotheken arbeiten würdest. Dort kannst du dann die Berechtigungen setzen und als Sync- bzw. Offline Tool OneDrive for Business oder den Next Generation Client nutzen.

In den Ordnerstrukturen verlierst du leicht den Überblick, wenn du dort verschiedene Berechtigungen setzt.

Beste Grüße

Tom

Ohne Rang
Beiträge 3

Hallo,

 

ich habe es aktuell einfach so überlegt, weil wir das aktuell aufdem Lokalen Server auch so in Ordnern haben, aber ohne verschiedene Berechtigungen.

Hast du mir details zu deiner Lösung? oder gibt es da Anleitungen?

Habe wie gesagt von Sharepoint nicht viel Ahnung.

Top-50-Beitragsschreiber
Beiträge 204

Hi,

SharePoint ist kein Fileserver. Du solltest dir die Möglichkeiten der Dokument Bibliotheken mal genauer anschauen.

Ich erstelle pro Projekt eine neue Teamsite aus einer Teamsitevorlage, die ich vorher erstellt und als Vorlage abgespeichert habe. Diese Teamsite besteht aus einer Liste, in der die Projektinformationen und das das Projektteam per Workflow eingetragen werden. Der Projektleiter wird Site Owner, die Projektmitglieder sind Site Members. Weiter sind auf der Website drei Dokument Bibliotheken. Die freigegebene Dokumente Bibliothek, Projektleitung Bibliothek (Berechtigung Website Owner only) und Projekt Team Bibliothek (Berechtigung Projektmitglieder und Projektleiter). 

Es gibt pro Projektwebsite immer nur zwei Gruppen, die per Workflow angelegt werden (Owner und Members).

Des weiteren gibt es noch einen Kalender und eine Liste, in der die Projektmeetings dokumentiert werden.

Du siehst, es ist ein bisschen kompliziert. Du solltest dir vorher erst einmal genau Gedanken machen, wie du das umsetzen willst. Und vielleicht mit einer Firma sprechen, die Beratung für SharePoint anbietet. Aber einfach nur die Struktur vom Fileserver aus SharePoint zu übertragen bringt dir keine Vorteile. Dann kannst du das auch so lassen, wie es jetzt ist.

Beste Grüße

Tom Wendt

Top-500-Beitragsschreiber
Beiträge 36

Hallo, ich bin auch gerade daran Projekte in eine Liste zu schreiben und per Flow auf deren Basis Webseiten anzulegen. Leider kann ich bis jetzt nur das Standard-Aussehen einer neuen Seite anlegen. Kannst du evtl. etwas genauer beschreiben wie du dein eigenes Teamsitetemplate ansprichst? Das machst du per Rest-Api in Flow oder?

Wie setzt man die Berechtigungen per Flow?

Top-50-Beitragsschreiber
Beiträge 204

Hi, mit Flow kann ich dir nicht weiter helfen. Ich nutze von HarePoint die Workflow Extensions for Office 365. Damit habe ich alle Möglichkeiten, um Seiten oder Site Collections anzulegen und die Berechtigungen zu setzen.

Beste Grüße

Tom

Ohne Rang
Beiträge 3

Gibt es denn nicht die Möglichkeit, dass ich das mit Ordnern mache? 

Von der Sinnhaftigkeit mal abgesehen. Kann ich eine Ordnerstruktur anlegen, die beim kopieren die Rechte behält?

Oder müsste ich dann pro Projekt eine Unterseite mit Dokumenten bibliotek anlegen, in der die Ordner immer enthalten sind?

Sprich für jedes Projekt eine Unterwebsite aus Vorlage erstellen (händisch oder automatisch), in der dann die Ordner in einer Bibliotek sind?

Top-50-Beitragsschreiber
Beiträge 204

Moin,

frohes neues. Wenn du mit Ordnern arbeiten willst, solltest du dir darüber im klaren sein, das die Berechtigungen sehr unübersichtlich werden. Mein Vorschlag wäre, mit einem Teamsite Template zu arbeiten. Dort kannst du die Berechtigungen vernünftig verwalten. Das wäre die beste Lösung.

Beste Grüße

Tom

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