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SharePoint 2013 automatisierter Prozess zu eingehenden Mails

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FreshKresh erstellt in 10 Jul 2018 10:58

Liebe Community, 

 

ich bin auf der Suche nach Ideen, wie ein automatisierter Prozess gestaltet werden könnte. Was will ich damit erreichen? Nun, hier ist einmal ein rekonstruierter Prozessablauf, wie ich es mir vorstelle:

Eine Mail kommt auf einem Server an, der die Mail automatisch an SharePoint weiterleitet (das ist alles schon eingerichtet). Sobald diese Mail in SharePoint (mit Anhang, einem Foto zB) ankommt, sollen die berechtigten Personen eine Benachrichtigung erhalten. Die Mail wird im nächsten Schritt von jemandem Bearbeitet - sobald diese Bearbeitung begonnen hat, wäre es top, wenn man dort sofort nach verfolgen könnte, wer diese Mail wann geöffnet hat bzw. wann die Bearbeitung von wem begann. Wenn eine Person der Mail auch antwortet, wäre es fein, dass das ebenso angezeigt wird - wer hat diese Mail wann beantwortet. Mit einem Indikator oder Ähnlichem.

Gibt es diese Möglichkeiten überhaupt? Oder verlange ich hier zu viel?

 

Ich freue mich auf jeglichen Input. :)

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7 Beiträge

Keine Rückmeldungen hierzu? :(

Top-10-Beitragsschreiber
18.810 Beiträge

Das geht nicht, sonst hättest Du wohl eine Antwort bekommen.

Vielleicht kannst Du etwas mit einem Workflow bauen, aber da gibt es auch ein paar Problemchen. Eingehende Mails starten normalerweise keine Workflows, aber das kann man mit einem PowerShell-Befehl ändern (weiß ich grade nicht auswendig -> Google). Mails mit Anlagen erzeugen in der Bibliothek mehrere Elemente und der Workflow würde dann auf jedem dieser Elemente gestartet.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Okay, vielen Dank für die Rückmeldung.

 

Wenn das Gesamtpaket nicht geht, so würde mir zumindest ein einziger Schritt hierbei sehr helfen: Es gibt ja in Outlook die Möglichkeit, per QuickSteps einige Arbeitsschritte zu kombinieren und diese mit einem einzigen Klick/Hotkey auszulösen. So kann beispielsweise aus einer Mail eine Aufgabe machen und diese gleichzeitig einer Kategorie zuordnen. Meine Frage wäre: Gibt es eine Möglichkeit, mit einem Hotkey bzw. einem solchen QuickStep (o.ä.) auch gleichzeitig einer bestimmten Person diese Mail als Aufgabe zuzuweisen? Beispiel: Ich habe 5 vordefinierte Mails, für die ich jeweils einen solchen Arbeitsschritt (QuickStep, Hotkey, was auch immer) vordefiniere. Nun erhalte ich eine Mail, die ich gerne der "Mail 3" zuweisen würde. Ich markiere die Mail, drücke den Hotkey/QuickStep, und schon ist diese Mail als Aufgabe dieser Person zugewiesen. 

 

Gäbe es sowas?

 

Liebe Grüße

Top-10-Beitragsschreiber
18.810 Beiträge

FreshKresh:
Gäbe es sowas?

Nicht daß ich wüßte, aber ich bin kein outlook-Spezialist. Für mich klingt das nach einem Outlook AddIn, das aber auch erst entwickelt werden müßte. Dafür kann man damit aber auch die gesuchte SharePoint-Integration hinbekommen.

PS: schau mal auf die Website von harmon.ie, die haben was mit Outlook und SharePoint. Hab aber keine Ahnung, ob Dir das hilft.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Vielen Dank für die Rückmeldung! :)

 

Geht klar, dann werde ich mich dort mal umsehen. Scheinbar muss man hier wirklich mit Makros/VBA etc. arbeiten. 

 

Herzliche Grüße

Top-10-Beitragsschreiber
18.810 Beiträge

FreshKresh:
Scheinbar muss man hier wirklich mit Makros/VBA etc. arbeiten

Nein, pfui, bloß nicht! Da hast Du mich falsch verstanden - das Zeug ist mehr als out :-)

Ich meinte, das was "früher" mal Outlook App hieß und dann von Microsoft in AddIn umbenannt wurde. Heißt damit also genauso wie die alten COM- und .NET-AddIns, was die Recherche natürlich nicht einfacher macht. Man findet aber immer noch ziemlich viel, wenn man einfach weiter nach Office bzw. Outlook App sucht.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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