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Ablage für Wartungsdokumente

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KarlKlaustal erstellt: 2 Mrz 2017 11:00

Hi,

 

ich habe evtl ein klassisches Problem und würde das gerne in Sharepoint lösen.

Dort bekomme ich IT Support und office365 setzen wir inklusive sharepoint eh schon im Unternehmen ein + one drive for business.

Ich selbst bin relatives Greenhorn in Sharepoint habe aber Informatik Hintergrund und bin willig auch Sachen zu probieren. Seis drum...

Also folgendes Problem:

Ich würde gerne unsere "Wissensdatenbank" für Wartungsdokumente in den Sharepoint "umziehen". Aktuell verwenden wir einfach Ordner auf dem Fileserver die auf die Laptops der Techniker synchronisiert werden. Die Nutzbarkeit und das Verständniss für das System dahinter hält sich aber in Grenzen.

Zur Verfügung hätte ich eine Teamsite zu einer Gruppe in sharepoint.

 

Was ich realisieren möchte wäre die Ablage in einem System (sharepoint?).

Dort wäre die oberste ebene verschiedene Maschinen, darunter dann Baugruppen, Bauteile , Einzelteile .....die jeweils nochmal Hersteller haben können.

Ich habe mir dort schon die unterschiedlichen Bibliotheken angeschaut und es entstanden ein paar Fragen die ich hier hoffe beantwortet zu bekommen.

1. Ich will die Dokumente stärker mit metadaten bestücken und danach sortierbar machen. Soweit erstmal kein Problem (denk ich). Jetzt habe ich aber Dokumente die sich nicht 1:1 zuordnen lassen. z.B. ich habe ein Dokument zu einem Teil welches in 2 Maschinen gehört? Muss ich das doppelt ablegen? Oder kann ich dem Dokuement 2 Kategorien (Maschinen) zurodnen?

 

2. Das Ganze System muss am Ende offline verfügbar sein. Lässt sich das realisieren oder bekomme ich beim Sync via onedrive business (oder alterntiven) auch die komplette Struktur (Gruppiereung nach Maschinen dann Bauteilen, .....) synchronisiert.

Lässt sich das mit sharepoint stemmen? Wenn ja wie? (Stichworte , Schlagworte würden mir evtl schon helfen.

 

Ich danke schon mal für die Hilfe.

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
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Du solltest Dich auf jeden Fall bei den Metadaten von der hierarchischen Denke verabschieden. Metadaten sind alle gleich und das ist genau der Sinn des Ganzen. Eben nicht wie im Dateisystem mit Ordnern. Der eine geht lieber zuerst über das eine Feld und der andere lieber über ein anderes. Die Dokumente können dabei alle in einer flachen Bibliothek liegen.

Zugänglich machen kann man das z.B. über eine flache Bibliotheksansicht, die jeder nach Belieben sortieren, filtern und gruppieren kann. Man kann auch die wichtigsten/nützlichsten Ansichten vordefinieren. Oder man geht gleich über die Suche, d.h. man hat eine vorkonfigurierte Suchseite, die nur diese Art Dokumente liefert und die passende Filter als sog. Suchverfeinerungen (engl. Refiner) anbietet. Dann können die Dokumente auch egal wo in SharePoint liegen, z.B. weil es unterschiedliche Berechtigungen gibt. Die Suche findet sie schon, berücksichtigt dabei aber die Berechtigungen.

Wie es mit der offline-Verfügbarkeit aussieht, kann ich nicht sagen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Danke schonmal für die schnelle Antwort.

Das ich mir über metadaten andere Zugangs- und Filtermöglichkeiten schaffe ist mir klar.

Das Problem bezieht sich auch eher auf die Offline Nutzbarkeit.

Leute die das System nutzen sollen haben halt nicht zwingend (wenn auch meistens) einen direkten Zugang zum Sharepoint.

 

Wenn ein Techniker immer an den Maschinen A und B arbeitet und Maschinen c,d,e,f,g ihn eigentlich nicht interessieren wäre es halt schön, wenn ich aus einer solchen Bibliothek auch nur die Dokumente in einer "Metadatenstruktur" synchronisieren könnte. Und das auch so das ich sie offline nutzen kann.

Ich glaube das ist das größte Problem.

 

 

PS: Mein Gedanke war zuerst auch für jede Maschine eine Page zu machen und dort dann die Dokumente in verschiedenen Views dar zu stellen. Zum Beispiel "zuletzt hinzugefügt", am häufigsten benutzt, "Hot Information", ... DIe Seite kann dann auch mit ein paar News etwas aufgehübscht werden, um die Leute in Sharepoint zu locken und weg vom alten Ablagesystem. Denn Akzeptanz ist halt auch wichtig.

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
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Vielleicht würde eine Dokumentenmappe pro Maschine Sinn machen?

Mit dem OneDrive-Client kenne ich mich wie gesagt nicht aus und weiß deshalb nicht, was der als Filter verwenden kann. Es gibt ja wohl auch eine neue Version, die im Netz noch als "Next Gen Sync Client" rumgeistert. Mehr kann ich aber wirklich nicht sagen.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ja, sowas in der Richtung hatte ich mir schon mal angeschaut. Dahinter dann etwas mit managed metadata zum "einsortieren und kategorisieren". Damit könnte man schon glücklich werden.

 

Aber müsst ich in dem Fall die Dokumente die bei mehreren Maschinen benötigt werden dann auch mehrfach ablegen oder zumindest verlinken?)

 

Kann da jemand helfen?

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
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Ja, wenn mit jeweils einer Dokumentenmappe pro Maschine gearbeitet wird, müßten Dokumente mehrfach abgelegt bzw. verlinkt werden. Das halte ich für sehr unschön und würde dann eher auf die Dokumentenmappen verzichten. Die Mappen hätten übrigens noch den Vorteil, daß sie Metadaten auf alle enthaltenen Dokumente vererben kann...

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Danke wieder mal.

Sonst noch jemand mit Ideen / Vorschlägen?

Ohne Rang
Beiträge 12

Andi Fandrich:

Ja, wenn mit jeweils einer Dokumentenmappe pro Maschine gearbeitet wird, müßten Dokumente mehrfach abgelegt bzw. verlinkt werden. Das halte ich für sehr unschön und würde dann eher auf die Dokumentenmappen verzichten.

 

Aber wie dann?

 

Top-10-Beitragsschreiber
Männlich
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Entweder es gibt ein anderes Kriterium, für das jeweils eine Dokumentenmappe sinnvoll sein könnte oder eben wie oben schon geschrieben ganz darauf verzichten und nur mit Metadaten arbeiten.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
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Ich versuche das Ganze gerade mit Subsites ein wenig zu "umgehen" könnte sein das ich damit meinem Ziel recht nahe komme.

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