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Workflow eine Aufgabe für 2 Personen

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4 Beiträge
D.Link erstellt in 3 Aug 2015 11:24

Hallo liebe Community,

ich habe mir die Aufgabe zugeteilt einen (oder mehrere) Workflows zu erstellen. Leider bin ich da total der Anfänger aber irgendwann muss jeder mal anfangen.

Wenn wir im Unternehmen neue Mitarbeiter bekommen werden die wichtigen Informationen in eine Liste im SharePoint eingetragen. Sobald alle erforderlichen Daten eingetragen sind soll bzw. wird der Workflow gestartet.

Jetzt soll eine Aufgabe erstellt werden, die den Status der Aufgabe (offen/erledigt), den Namen desjenigen der die Daten in die Liste eingetragen hat (sprich derjenige der es anfordert) und eine Aufgabenbeschreibung enthalten.
Ich habe versucht das Formular im InfoPath anzupassen, leider habe ich keine dynamische Beschreibung gefunden sodass ich das Formular als Vorlage benutzen kann. Die Beschreibung soll nicht bearbeitbar sein.

Die Aufgabe soll dann an 2 (oder mehr) Personen zugewiesen werden. Sobald eine der beiden Personen die Aufgabe erledigt, soll die gesamte Aufgabe erledigt sein.
Dafür hatte ich den Genehmigungsworkflow "modifiziert" sodass die Genehmigung parallel läuft.

Ich hoffe ihr könnt mir bei der für mich schwierigen Aufgabe helfen :)
Danke und Liebe Grüße

 

EDIT:
Ich arbeite die meiste Zeit mit dem SharePoint Designer 2013 

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Ohne Rang
3 Beiträge

Um Deine Aufgabe richtig zu verstehen, fehlen mir noch einige Angaben.

Die Aufgabenbeschreibung ist immer die Gleiche oder ändert die sich mit der Art der Aufgabe?

Sollen die 2 oder mehr Personen fest sein oder auswählbar vom Ersteller?

Soll die Aufgabenverwaltung rein in SharePoint erfolgen oder in Outlook möglich sein?

Für mich klingt das nach einem Designer Skript (=workflow), welches aktiv wird, wenn in bestimmten Felder bestimmte Werte eingetragen werden, wobei zu klären wäre, ob nicht einfach die notwendigen als "notwendig" gekennzeichnet werden können, so daß diese ausgefüllt werden müssen.
Darauf hin wird eine Mail an die zugewiesenen Personen generiert und ebenfalls jeweils eine Aufgabe.

Je nachdem wer die Aufgabe im SharePoint als erledigt kennzeichnet bekommen die anderen, zugewiesenen Personen eine Mail mit dem Hinweis, daß die Aufgabe bereits erledigt wurde.

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4 Beiträge

Danke für die Antwort.

zu deinen Fragen:

Achim:

Die Aufgabenbeschreibung ist immer die Gleiche oder ändert die sich mit der Art der Aufgabe?

Im Endeffekt soll es immer nur eine Aufgabe sein die als "erledigt" markiert wird. Somit ist der Aufgabentyp derselbe. Die Beschreibung bzw. die Aufgabe die dahinter steckt wird immer eine andere sein.

bspw.: Einrichtung eines Benutzerkontos, Account bei Microsoft anlegen...

Dabei will ich eigentlich die Beschreibung des Inhaltstypens (der benutzerdefinierten Aufgabe) nutzen oder ein anderes Feld.

Achim:

Sollen die 2 oder mehr Personen fest sein oder auswählbar vom Ersteller?

Nein die Personen werden von mir bzw. dem Administrator festgelegt.

Achim:

Soll die Aufgabenverwaltung rein in SharePoint erfolgen oder in Outlook möglich sein?

Beides wäre gut, dass wenn man die Aufgabe im Outlook als erledigt markiert, sie dann auch im SharePoint erledigt ist.

Achim:

Für mich klingt das nach einem Designer Skript (=workflow), welches aktiv wird, wenn in bestimmten Felder bestimmte Werte eingetragen werden, wobei zu klären wäre, ob nicht einfach die notwendigen als "notwendig" gekennzeichnet werden können, so daß diese ausgefüllt werden müssen.
Darauf hin wird eine Mail an die zugewiesenen Personen generiert und ebenfalls jeweils eine Aufgabe.

In der Tabelle/Liste sind bestimmte Felder als Pflichtfelder eingetragen, dass sind die Felder die für die Bearbeitung wirklich notwendig sind. Wie du schon gesagt hast, darauf hin soll eine Mail an die zugewiesenen Personen geschrieben werden, dass diese eine Aufgabe haben bzw. könnte auch dementsprechend gleich die Aufgabe für die Person erstellt werden.

Achim:

Je nachdem wer die Aufgabe im SharePoint als erledigt kennzeichnet bekommen die anderen, zugewiesenen Personen eine Mail mit dem Hinweis, daß die Aufgabe bereits erledigt wurde.

Genau! Nur das die Aufgabe des anderen auch als erledigt markiert sein muss, denn sonst haben wir irgendwann ein Haufen von unerledigten Aufgaben.

Liebe Grüße

D.Link

Top-10-Beitragsschreiber
18.680 Beiträge

Nintex Workflow hat dazu die sog. Flexi-Tasks, die u.a. genau das möglich machen. Alleine mit SharePoint Designer wüßte ich keine Möglichkeit.

Viele Grüße
Andi
af @ evocom de
Blog
Ohne Rang
3 Beiträge

Ich denke schon, daß das im Designer erledigt werden kann. Der einzige Knackpunkt wäre, daß die auszuwählenden Personen vordefiniert sein müßten und über die Optionsfelder ausgewählt werden.

Ich werde in einiger Zeit etwas ähnliches bei uns brauchen, da komme ich wieder auf Dich zurück und dann Dir dann konkretere Tips geben.
Wir basteln gerade ein komplettes Infomanagementsystem auf Basis SharePoint (2010 allerdings) ;)

Ohne Rang
4 Beiträge

Danke für die Hilfe!

Mit welcher Software ich das erledige ist mir eigentlich relativ egal, bevorzugen würde ich aber den SharePoint Designer, da auch andere von uns den benutzen :)

Achim:

Ich werde in einiger Zeit etwas ähnliches bei uns brauchen, da komme ich wieder auf Dich zurück und dann Dir dann konkretere Tips geben.

Wir basteln gerade ein komplettes Infomanagementsystem auf Basis SharePoint (2010 allerdings) ;)

Das wäre super wenn das klappen würde! Vielen Dank!

Top-100-Beitragsschreiber
125 Beiträge
Hallo, gibt es hier schon was Neues? Ich arbeite gerade an einem ähnlichen Problem. Danke + Grüße Jonas
Ohne Rang
4 Beiträge

Hallo Jonas,

 

leider nein, ich warte immer noch darauf das mir jemand die Lösung verrät. Solange ruht das Thema bei mir ;)
Wir haben aktuell ein Workaround gemacht mit einer Liste die händisch gefüllt werden muss etc. aber das passt erst mal bis wir eine Lösung für das Workflow Thema haben. 

Top-100-Beitragsschreiber
125 Beiträge

Hallo D.Link,

Ok, schade. Wir haben den Workflow nun so eingestellt, dass wir im Aufgabenprozess mehrere Personen angeben werden und dann auf die erste Antwort gewartet wird. Solange ist der Workflow dann gestoppt.

Dies ist allerdings für den Fall, dass man auf eine bestimmte Aufgabe nicht warten muss nicht möglich, daher habe ich an dieser Stelle nachgefragt.

Vielleicht findet sich noch jemand mit einer Antwort :-)

Grüße
Jonas

Ohne Rang
5 Beiträge

Super Arbeit bin jetzt schon auf das endergebnis gespannt

 

hulle6

 

 

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