Jeder der schon mit Dokument-Bibliotheken in SharePoint gearbeitet hat, kennt sicher den Kontextmenü-Befehl “Link als E-Mail versenden” und hat sich schon gefragt, warum es nicht möglich ist, eine Datei aus einer Dokument-Bibliothek direkt zu verschicken.

Nun – da gibt es mehrere Gründe: wenn ich SharePoint nutze, um z.B. mit Kollegen zusammenzuarbeiten (was grundsätzlich schon mal eine gute Idee ist), warum sollte ich dann eine Datei (die vielleicht auch noch eine gewise Größe hat) direkt verschicken und so die Netz- bzw. Internetverbindung unnötig belasten? Sicher ein gutes Argument, gibt es doch auch in der heutigen Zeit immer noch Mitarbeiter bzw. Kollegen, die die Anfahrtsskizze zum Mitarbeitertreffen als 27MB große TIF-Datei per Email verschicken :-)

Ein anderer Grund – und das ist meiner Meinung nach ein wichtiger Grund: hier geht es um das Thema Sicherheit! Wenn ich statt eines Dokuments ‘nur’ den Link auf das Dokument in einer SharePoint Dokument-Bibliothek verschicke, kann ich halbwegs sicherstellen, dass dieses Dokument nur von berechtigten Benutzer geöffnet und gelesen werden kann. Wie schnell ist es passiert, dass man in der Büro-Hektik versehentlich eine falsche Email-Adresse auswählt – und schon hat man ein wichtiges Dokument an jemanden verschickt, der es eigentlich nicht bekommen sollte. Daher also der Kontext-Befehl “Link als E-Mail versenden”.

Aber – manchmal möchte man doch einmal die Möglichkeit haben, ein Dokument direkt aus einer SharePoint Dokumentbibliothek zu verschicken. Und so war es auch in einem meiner Projekte. Ich gebe zu, dass ich mir eine ganze Weile den Kopf zerbrochen habe, wie man das man besten umsetzen könnte (wobei ich sagen muss, dass meine Anforderungen noch etwas weitergehender sind). Das Erweitern des Kontextmenüs war dabei sicher nicht das Problem, denn die Vorgehensweise habe ich in einem älteren Post bereits beschrieben. Mein Problem war: wie komme ich an das Dokument und wie soll der angemeldete Benutzer die Email-Adresse eingeben, an die das Dokument dann letztendlich verschickt werden soll.

Im Blog von Becky Bertram (nicht in ihrem aktuellen Blog, sondern im Archiv ihres früheren Blogs) habe ich einen sehr interessanten Artikel darüber gefunden. Becky hat darin nicht nur ihren Lösungsansatz sehr detailliert beschrieben, sondern stellt auch ihren Code zum Download bereit.

Für alle, die sich Becky’s Lösung einmal genauer ansehen möchten, hier der Link zu ihrem Artikel im Blog-Archiv:

http://www.beckybertram.com/oldblog/index.php?p=31&more=1&c=1&tb=1&pb=1