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Workflows in SharePoint 2007 (Teil 2: Integrierte SharePoint Server Workflows)

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Fabian´s Blog [SharePoint MVP]

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Nachdem ich mich in Teil 1 mit den Grundlagen von Workflows in SharePoint 2007 beschäftigt habe, soll sich dieser Artikel mit den Workflow-Funktionen befassen, die uns SharePoint Out-Of-The-Box mitliefert. Wenn ich SharePoint sage, meine ich in diesem Fall eher den Office SharePoint Server. Diese Produktvariante integriert einige Workflow-Vorlagen, was bei WSS leider nicht der Fall ist. Um welche Vorlagen es sich hierbei handelt und wie diese genutzt werden können, werde ich in diesem Artikel beschreiben. Alle, die nicht den SharePoint Server nutzten können, muss ich leider auf Teil drei vertrösten.

Welche Workflows gibt es?
Der Office SharePoint Server liefert eine Reihe von Out-Of-The-Box Workflow-Vorlagen, die bereits grundlegende Anforderungen an einen Workflow erfüllen und uns die Arbeit sparen, selbst eine Workflow-Vorlage entwickeln zu müssen. Zu diesen Vorlagen gehören:

Hinweis: Da ich zurzeit nur die englische Version vom SharePoint Server zur Hand habe, werde ich zunächst auch nur die englischen Bezeichnungen verwenden. 

  • Approval. Dieser Workflow verlangt für ein Dokument oder Listeneintrag eine Genehmigung. In diesem Prozess kann dem Dokument zugestimmt, es kann abgelehnt oder auch ein Änderung beantragt werden.
  • Collect Feedback. Erfordert für ein Dokument ein Feedback, das von einem oder mehreren Personen eingeholt werden kann. Der Workflow ist dann beendet, wenn das letzte Feedback zu dem Dokument eingegangen ist.
  • Collect Signatures. Diese Workflow-Vorlage erfordert eine Signatur für ein Dokument und kann nur mit einem Office-Client gestartet werden.
  • Disposition Approval. Über diesen Workflow werden Dokumentenabläufe kontrolliert. Wenn das Dokument abgelaufen ist, kann über diese Vorlage festgelegt werden, dass es innerhalb der Bibliothek einbehalten oder auch gelöscht wird.
  • Group Approval. Dieser Workflow ist identisch dem einfachen Zustimmungs-Workflow, mit dem Unterschied, dass er nur von einer speziellen Dokumentenbibliothek bereitgestellt wird. Diese Bibliothek integriert zusätzliche Sichten für den Status des Workflows und liefert zudem ein Organisationsdiagramm, über das Personen für die Genehmigung ausgewählt werden können. 
  • Translation Management. Ein Workflow dieser Vorlage kontrolliert Übersetzungsaufgaben eines Dokuments. Hierbei wird ein Kopie des Dokuments in der Bibliothek abgespeichert, die danach übersetzt werden muss.
  • Issue Tracking. Das Tracking von Problemen wird über diese Vorlage unterstützt. Der Workflow erstellt eine Aufgabe für aktive Probleme, die einem bestimmten Benutzer zugewiesen sind.

Die vom Office SharePoint Server bereitgestellten Workflow-Vorlagen sind nicht nur auf Dokumentenbibliotheken beschränkt, sondern lassen sich auch auf andere Listentypen anwenden.

Allgemeine Verwaltung von Workflows
Wer bereits den Versuch unternommen hat, einen Workflow zu generieren, wird vielleicht festgestellt haben, dass ihm hier nicht alle in SharePoint integrierten Vorlagen angeboten werden. Das hat einen einfachen Grund: Die anderen Vorlagen sind nicht aktiviert.

Die Aktivierung bzw. Deaktivierung einer Workflow-Vorlage kann in den Site Settings (Site Actions > Site Settings > Modifiy All Site Settings) über den Link Site Collection Features gesteuert werden.



Über das Menü Workflows (unterhalb von Galleries) erhält man allgemeine Informationen zu installierten Workflows.



Einen Workflow generieren
Jetzt kommen wir auch zum eigentlich spannenden Teil: Der Erstellung eines einfachen Workflows. In meiner Demo werde ich für eine definierte Dokumentenbibliothek einen einfachen Genehmigungsworkflow generieren. Zur Vorbereitung muss in der web.config der Sitzungszustand aktiviert werden. Ist das nicht der Fall, erhält man mit dem Versuch einen neuen Workflow zu generieren folgende Fehlermeldung.

 

Innerhalb der Dokumentenbibliothek gelangt man über den Link Settings > Document Library Settings > Workflow Settings zu den Workfow-Einstellungen.

 

Wenn für die aktuelle Bibliothek noch kein Workflow vorhanden ist, wird der Benutzer automatisch zum Formular für die Generierung eines neues Workflows geleitet. Ansonsten kann auch der Link Add a workfow genutzt werden. Da ich einen Genehmigungs-Workflow erstellen möchte, wähle ich gleichnamigen aus der Liste der Workflow-Vorlagen aus.

 

Jetzt muss ein eindeutiger Name und die Listen für Workflow-Aufgaben bzw. -Histoien definiert werden. Wer möchte, kann über dieses Formular auch neue Listen erstellen.

 

Im letzten Abschnitt dieses Formulars können die Startbedingungen des neuen Workflows definiert werden.

 

In meinem Beispiel habe ich die Optionen ausgewählt, dass der Workflow manuell gestartet werden kann oder automatisch beginnt, wenn ein neues Dokument der Dokumentenbibliothek hinzugefügt wird.

Auf der nächsten Seite des Formulars kann zunächst definiert werden, ob die Genehmigungsaufgabe einem oder mehreren Personen zugewiesen werden kann. Ein weiteres Optionsfeld steuert, ob die zugewiesene Person die Aufgabe an eine Weitere delegieren kann.

 

Im nächsten Schritt werden die Personen ausgwählt, denen die Genehmigungsaufgabe zugewiesen werden soll. Optional kann ein Text für die generierte Aufgabe hinterlegt werden.

 

In den letzen beiden Abschnitten des Formulars kann hinterlegt werden, unter welchen Bedingungen der Workflow abgeschlossen wird.



Nachdem das Formular an den Server gesendet wurde, wird der neuen Workflow automatisch aktiv. 
 

Das bedeutet, dass nach dem Upload eines neuen Dokuments für die definiert Person automatisch eine Genehmigungsaufgabe erstellt wird. Zudem bekommt er eine E-Mail zugesendet, aus der er direkt zum Task navigieren kann. 



Innerhalb dieser Aufgabe kann er das Dokument genehmigen oder verwerfen und dadurch diesen Workflow abschließen.

 

Wenn der Workflow abgeschlossen ist, wird der Status des Dokuments angepasst, wodurch es danach in der Bibliothek ggf. berechtigten Benutzer sichtbar wird.

In Teil drei werde ich beschreiben, wie diese Workflow-Vorlage über den SharePoint Designer erstellt und in einer Windows SharePoint Services-Umgebung bereitgestellt wird.


Bereitgestellt 21 Aug 2006 8:19 von Fabian Moritz
Gespeichert unter: ,

Kommentare

Eugen geschrieben re: Workflows in SharePoint 2007 (Teil 2: Integrierte SharePoint Server Workflows)
on 30 Aug 2006 6:21

Sehr informativ!

TrackBack geschrieben Workflow Grundlagen in SharePoint 2007
on 1 Sep 2006 8:15

Workflow Grundlagen in SharePoint 2007

TrackBack geschrieben Workflows in SharePoint 2007 (Teil 3: Workflows mit dem SharePoint Designer erstellen)
on 3 Okt 2006 11:19

Workflows in SharePoint 2007 (Teil 3: Workflows mit dem SharePoint Designer erstellen)

TrackBack geschrieben SharePoint-Blogging aus deutschen Landen
on 6 Okt 2006 14:21

SharePoint-Blogging aus deutschen Landen

http:// geschrieben re: Workflows in SharePoint 2007 (Teil 2: Integrierte SharePoint Server Workflows)
on 16 Okt 2006 10:21

Hallo Fabian,

Wenn Ich ein Workflow starten will bekomme die folgende Fehlermeldung: Failed on start.

Können Sie mir bitte weiterhelfen.

Vielen Dank im voraus

http:// geschrieben re: Workflows in SharePoint 2007 (Teil 2: Integrierte SharePoint Server Workflows)
on 3 Nov 2006 10:33

Ich bekomme die gleiche Fehlermeldung. Woran liegt das?

Vielen Dank!

TrackBack geschrieben OnePage Workflow in SharePoint 2007
on 27 Nov 2006 21:45

OnePage Workflow in SharePoint 2007

TrackBack geschrieben OnePage Workflow in SharePoint 2007
on 28 Nov 2006 9:11

OnePage Workflow in SharePoint 2007

TrackBack geschrieben SPPD052 SharePointPodcast
on 9 Jun 2009 10:49

SPPD052 SharePointPodcast